Finanztags in Dynamics 365 SCM 10.0.49: Mehr Transparenz im Einkauf
D365 SCM 10.0.49: Finanztags schaffen durchgängigen Reporting-Kontext im Einkauf
Beschaffungsentscheidungen erzeugen häufig wertvolle Kontextinformationen, die in klassischen Einkaufsdokumenten nur eingeschränkt sichtbar sind. Mit der Version 10.0.49 führt Microsoft die Möglichkeit ein, Finanztags in Beschaffungsdokumenten zu verwenden. Unternehmen können damit zusätzliche betriebswirtschaftliche Informationen direkt in den Einkaufsprozess integrieren und Beschaffungsvorgänge gezielt für Reporting-, Analyse- und Controllingzwecke kennzeichnen.
Die hinterlegten Informationen lassen sich auf Dokumentkopf- und Positionsebene erfassen und werden entlang des Prozessflusses automatisch weitergegeben. So können relevante Kennzeichnungen beispielsweise von einer Einkaufsanfrage über die Bestellung bis in nachgelagerte Prozesse erhalten bleiben. Dies verbessert die Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung des geschäftlichen Hintergrunds einer Beschaffung
Warum zusätzlicher Reporting-Kontext wichtig ist
Konten und Finanzdimensionen bilden die finanzielle Struktur einer Transaktion ab. Für operative Analysen werden jedoch häufig zusätzliche Informationen benötigt, beispielsweise eine Initiative, ein Ereignis, ein fachlicher Anlass oder ein interner Geschäftszweck. Wenn solche Angaben ausschließlich in Beschreibungen, E-Mails oder separaten Listen gepflegt werden, lassen sie sich nur schwer konsistent auswerten.
Finanztags stellen hierfür bis zu 20 benutzerdefinierte Felder bereit. Die Werte werden auf den zugehörigen Buchungseinträgen gespeichert und liefern zusätzlichen Kontext für Reporting und Analysen. Microsoft beschreibt Finanztags ausdrücklich als Möglichkeit, Informationen abzubilden, die nicht zwingend als wiederverwendbare Stammdaten oder Finanzdimensionen geführt werden müssen.
Systemvoraussetzungen
Für die Verwendung von Finanztags in Beschaffungsdokumenten sind insbesondere folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
•Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 10.0.49 oder höher.
•Die Funktion Enable Financial tags for purchase order invoicing ist in Funktionsverwaltung aktiviert.
•Die benötigten Finanztags sind unter Hauptbuch > Kontenplan > Finanztags > Finanztags eingerichtet.
•Die verantwortlichen Benutzer besitzen die erforderlichen Berechtigungen für Einrichtung, Belegpflege und Reporting.
•Tag-Namen, Werttypen, zulässige Werte und Pflegeverantwortung sind fachlich abgestimmt.
•Die Weitergabe zwischen Beschaffungsdokumenten und die Verbuchung wurden in einer Sandbox geprüft.
Unterstützte Beschaffungsdokumente
Finanztags können in verschiedenen Dokumenten des Beschaffungsprozesses verwendet werden. Microsoft unterstützt die Funktion unter anderem in:
- Einkaufsanforderungen
- Bestellungen
- Einkaufsvereinbarungen
- Angebotsanfragen (RFQs)
- Journalen für Eigentumsänderungen von Beständen
Dadurch lässt sich zusätzlicher Reporting-Kontext bereits früh im Beschaffungsprozess erfassen und über mehrere Dokumentstufen hinweg beibehalten. Entsteht aus einem Quelldokument ein Folgedokument, können die Werte auf die zugehörigen Zielzeilen übertragen werden. Der fachliche Zusammenhang bleibt somit auch bei mehrstufigen Einkaufsvorgängen nachvollziehbar.
Pflege- und Weitergabelogik im Beschaffungsprozess
Neben der Unterstützung verschiedener Beschaffungsdokumente stellt Microsoft eine konsistente Logik für die Pflege und Weitergabe von Finanztags bereit. Die Informationen können sowohl auf dem Dokumentkopf als auch auf einzelnen Positionen erfasst werden, wobei die Positionswerte als führende Quelle gelten. Befüllte Header-Werte können beim Anlegen neuer Zeilen als Standard übernommen werden, ohne bestehende Zeilenwerte unbeabsichtigt zu überschreiben. Abweichende Werte auf einzelnen Positionen ermöglichen unterschiedliche geschäftliche Zuordnungen innerhalb desselben Belegs. Bei der Erstellung von Folgedokumenten werden die Tags grundsätzlich von der Quellposition zur Zielposition übertragen. Bereits erzeugte Dokumente behalten die zum Erstellungszeitpunkt übernommenen Werte, weshalb die Finanztags möglichst früh und korrekt gepflegt werden sollten. Auf diese Weise verbessert die Funktion Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenqualität im Procure-to-Pay-Prozess.
Abgrenzung zu Financial Dimensionen
Finanztags und Financial Dimensionen verfolgen unterschiedliche Zwecke. Financial Dimensionen sind wiederverwendbare, strukturierte Attribute für Kontierung, Salden und multidimensionale Finanzauswertungen. Finanztags ergänzen Buchungseinträge um zusätzlichen, transaktionsbezogenen Kontext, der nicht zwingend als dauerhafte Dimension im Kontenmodell benötigt wird. Welche Informationen in welcher Struktur abgebildet werden, sollte daher gemeinsam von Finance, Procurement und den Reporting-Verantwortlichen festgelegt werden.
Eine Information sollte nicht allein deshalb als Finanztag eingerichtet werden, weil ihre Anlage kurzfristig einfacher erscheint. Wird sie für Kontierungsregeln, Budgetierung, Konsolidierung oder wiederkehrende dimensionale Auswertungen benötigt, kann weiterhin eine Financial Dimension erforderlich sein. Finanztags eignen sich dagegen besonders für ergänzende Merkmale, bei denen der Kontext der einzelnen Transaktion im Vordergrund steht.
Was ändert sich im Tagesgeschäft?
- Durchgängiger Reporting-Kontext entlang mehrerer Beschaffungsdokumente.
- Bessere Nachvollziehbarkeit des geschäftlichen Zwecks einer Ausgabe.
- Flexiblere Analyse zusätzlicher Informationen auf Buchungseinträgen.
- Weniger Abhängigkeit von Freitextbeschreibungen, E-Mails und manuellen Nebenlisten.
- Differenzierte Zuordnung einzelner Dokumentzeilen zu unterschiedlichen Initiativen oder Anlässen.
- Gezieltere Nutzung von Financial Dimensionen, da ergänzende Analysemerkmale über Finanztags geführt werden können.
Vorgehen für einen erfolgreichen Rollout
Die Einführung sollte mit einem klaren Reportingkonzept beginnen. Für jeden geplanten Tag sind Zweck, Werttyp, zulässige Werte, verantwortliche Rolle und benötigte Auswertungen zu dokumentieren. Anschließend empfiehlt sich ein Pilotprozess mit Purchase requisition, Purchase order und Vendor invoice. Die Testfälle sollten sowohl einzeilige Dokumente als auch Belege mit mehreren Positionen und unterschiedlichen Tag-Werten abdecken.
Zusätzlich sind Datenqualität und Governance zu berücksichtigen. Frei eingegebene Werte können zu unterschiedlichen Schreibweisen führen, während kontrollierte Wertelisten einen zusätzlichen Pflegeaufwand verursachen. Schulungsunterlagen sollten die führende Rolle der Positionswerte, das Defaulting vom Header sowie die Weitergabe von der Source line zur Target line verständlich erläutern. Vor dem produktiven Einsatz sind zudem Reporting, Berechtigungen und mögliche Auswirkungen auf Integrationen oder Datenexporte zu testen.
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