Shareflex Integration in Microsoft Dynamics 365
Dokumentenmanagement für Dynamics 365 Finance & Operations
Basierend auf Shareflex & Microsoft SharePoint
Bringen Sie Struktur, Compliance und Transparenz in Ihre Dokumente in Dynamics 365 Finance & Operations, direkt integriert in Microsoft 365.
Die Dynamity Group unterstützt Sie bei der Implementierung einer zukunftssicheren DMS-Lösung für Dynamics 365, die ERP‑Daten, Dokumente und Microsoft‑365‑Tools intelligent verbindet - ohne zusätzliche ECM‑Plattform.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentrales Dokumenten‑ und Vorgangsmanagement für Dynamics 365
- Vollständig basiert auf Microsoft SharePoint & Microsoft 365
- Metadatenbasiert, durchsuchbar und revisionssicher
- Direkte Verknüpfung von Dokumenten mit ERP‑Daten und Prozessen
Hohe Benutzerakzeptanz dank vertrauter Microsoft‑Tools
Die Herausforderung
Dokumentenchaos in Dynamics 365 Projekten
In vielen Dynamics 365 Finance & Operations Umgebungen sind Dokumente verstreut:
- Fehlende ERP Verknüpfung: Dokumente auf File Shares, SharePoint-Seiten, Teams oder in E-Mails - ohne klare Verknüpfung mit Dynamics 365 ERP-Daten und Geschäftsprozessen.
- Manuelle, uneinheitliche Ablage: Keine Standards für Dokumentenstruktur, Metadaten oder Versionierung. Jede Abteilung pflegt eigene Ablagekonventionen, unkontrollierbar skalierend.
- Compliance & Audit Risiken: Revisionssicherheit, Zugriffsberechtigungen und nachvollziehbare Dokumentenhistorie, ohne strukturiertes DMS kaum zu gewährleisten.
- Hohe ECM Komplexität: Klassische Enterprise Content Management (ECM)-Systeme erhöhen oft die Komplexität, erfordern separate Plattformen und bringen lange Einführungsprojekte mit sich.
Die Lösung
Shareflex auf Microsoft SharePoint Basis
Shareflex verwandelt Microsoft SharePoint in eine leistungsstarke Plattform für Dokumentenmanagement und Geschäftsprozesse. Es erweitert Microsoft 365 um strukturiertes Dokumentenmanagement und sorgt für eine konsistente, benutzerfreundliche Erfahrung, ohne komplexe Individualentwicklungen.
Zentrale Funktionen:
- Metadatenbasiertes Dokumentenmanagement in SharePoint
- Digitale Akten und Vorgänge mit 360°‑Sicht
- Erweiterte Volltext und Metadatensuche mit Vorschau
- Konfigurierbare Freigabe-Workflows und Genehmigungsprozesse
- Klare Berechtigungen und Lifecycle Management
- Revisionssichere Archivierung und Indexierung
- Integration mit Teams, Outlook und OneDrive
Gemeinsam mit unserem Partner Portal Systems AG empfiehlt die Dynamity Group Shareflex als das SharePoint basierte DMS für Microsoft Dynamics ERP-Systeme mit nahtloser Anbindung an Dynamics 365 Finance & Operations, Supply Chain Management, Finance und Business Central.
Die wichtigsten Vorteile der Lösung
Natives Dokumentenmanagement in Microsoft 365
Shareflex® basiert vollständig auf Microsoft SharePoint und Microsoft 365. Ihre Dokumente bleiben in Ihrem Microsoft‑Tenant und profitieren gleichzeitig von strukturierter Verwaltung, Governance und Compliance – ohne separate ECM‑Plattform.
Nahtlose Integration in Dynamics ERP-Systeme
Dokumente werden direkt mit ERP‑Daten wie Kunden, Lieferanten, Projekten, Aufträgen oder Rechnungen verknüpft. Das reduziert manuelle Ablage, vermeidet Fehler und schafft durchgängige Prozesse.
Strukturierte Dokumente mit Metadaten & Suche
Metadaten ersetzen unübersichtliche Ordnerstrukturen. Dokumente, E‑Mails und Belege sind schnell auffindbar – über Volltext‑ und Metadatensuche, auch vorgangsübergreifend.
Workflows, Berechtigungen & Compliance integriert
Freigabeprozesse, rollenbasierter Zugriff, Versionierung und revisionssichere Kontrollen sind direkt integriert. Compliance‑Anforderungen wie GoBD und DSGVO werden ohne zusätzliche Systeme erfüllt.
Hohe Benutzerakzeptanz dank vertrauter Tools
Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin mit bekannten Anwendungen wie SharePoint, Microsoft Teams, Outlook. Das reduziert Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz deutlich im Vergleich zu klassischen ECM-Systemen.
Warum Microsoft SharePoint die ideale Basis ist?
Shareflex basiert vollständig auf den Microsoft Content Services und erweitert Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung zu einer strukturierten Dokumentenmanagement-Plattform für ERP-Prozesse.
Ihre Vorteile:
- Keine zusätzliche ECM-Plattform erforderlich
- Nahtlose Integration mit Teams, Outlook und OneDrive
- Enterprise-Level Sicherheit, Compliance und Governance
- Zukunftssicher durch Ausrichtung an der Microsoft-Roadmap
- Bereit für KI‑gestützte Szenarien mit Copilot, Syntex und Azure OpenAI
Wie die Lösung funktioniert und warum Shareflex überzeugt?
Die Lösung basiert auf einer klar strukturierten, dreistufigen Architektur, die ERP-Daten, Dokumentenmanagement und Microsoft 365 nahtlos verbindet:
- Dynamics 365 Finance & Operations liefert den geschäftlichen Kontext mit zentralen Informationen zu Kunden, Lieferanten, Projekten sowie Rechnungen und allen relevanten ERP-Daten und Referenzen. Dokumente sind dadurch eindeutig Geschäftsprozessen zugeordnet.
- Shareflex® fungiert als intelligente Steuerungs- und Verbindungsebene. Dokumente werden über Metadaten strukturiert, mit ERP-Objekten verknüpft und durch Workflows, Freigaben und Berechtigungen effizient gesteuert – ergänzt durch moderne KI-Funktionen für noch mehr Automatisierung und Effizienz. Das sorgt für eine konsistente und revisionssichere Verwaltung.
- Microsoft SharePoint / Microsoft 365 bildet die zentrale Plattform für sichere Speicherung und Zusammenarbeit. Dokumente sind nahtlos in Tools wie Microsoft Teams, Outlook und OneDrive integriert – inklusive umfassender Sicherheits-, Compliance- und Governance-Funktionen sowie Unterstützung durch Copilot für produktiveres Arbeiten.
Ergebnis: Ein integriertes, strukturiertes und sicheres Dokumentenmanagement für Dynamics 365 auf Basis von Microsoft 365.
Vergleich: Shareflex vs. klassisches ECM-System
| Kriterium | Shareflex® auf SharePoint | Klassisches ECM-System |
| Technologiebasis | ✓ Microsoft SharePoint / Microsoft 365 | ✗ Separate ECM-Plattform erforderlich |
| ERP-Integration (Dynamics 365) | ✓ Nahtlos integriert, automatisiert | ✗ Oft aufwändige, teure Individualintegration |
| Benutzeroberfläche | ✓ Vertraute Microsoft-UX (Teams, Outlook) | ✗ Neue, fremde Benutzeroberflächen |
| Betriebskomplexität | ✓ Niedrig – Teil der M365-Infrastruktur | ✗ Hoher Admin- und Wartungsaufwand |
| Schulungsaufwand | ✓ Minimal dank bekannter Tools | ✗ Umfangreiche Endanwender-Schulungen |
| Migration bestehender SharePoint-Strukturen | ✓ Nicht erforderlich – schrittweise Erweiterung | ✗ Häufig vollständige Datenmigration nötig |
| Zukunftssicherheit & Roadmap | ✓ Ausgerichtet an Microsoft 365-Roadmap | ✗ Abhängig von ECM-Hersteller-Roadmap |
FAQ-Bereich
Wann ist Shareflex sinnvoller als Dokumentenmanagement direkt im ERP?
ERP-Systeme wie Dynamics 365 Finance & Operations sind für die Steuerung von Geschäftsprozessen und Finanzdaten optimiert – nicht für strukturiertes Dokumentenmanagement, Workflow-Steuerung oder revisionssichere Archivierung.
Shareflex ergänzt Ihr Dynamics 365 ERP gezielt durch ein vollwertiges DMS mit Metadatenstruktur, konfigurierbaren Freigabe-Workflows und Microsoft-nativer Governance – vollständig in Microsoft 365 integriert.
Müssen bestehende SharePoint-Strukturen ersetzt oder migriert werden?
Nein. Shareflex baut auf Ihrer bestehenden Microsoft 365- und SharePoint-Umgebung auf. Eine schrittweise Erweiterung um strukturiertes Dokumentenmanagement ist jederzeit möglich – ohne vollständige Migration bestehender SharePoint-Sites oder Dokumentenbibliotheken.
Welche Dynamics 365-Produkte werden unterstützt?
Die Shareflex-Integration unterstützt Dynamics 365 Finance & Operations, Supply Chain Management, Finance und Business Central. Die Anbindung erfolgt über automatisierte Archivierung, Metadaten-Indexierung und direkten Dokumentenzugriff aus dem ERP-System.
Welche Compliance-Anforderungen deckt das System ab?
Shareflex auf SharePoint unterstützt revisionssichere Dokumentenverwaltung gemäß den Anforderungen von GoBD, DSGVO und branchenspezifischen Audit-Standards. Zugriffsberechtigungen, Versionierung und nachvollziehbare Dokumentenhistorie sind direkt integriert.
Ist die Lösung für Cloud, On-Premises und Hybrid geeignet?
Die hier beschriebene Lösung basiert auf Shareflex ECM Online / Shareflex Documents für Microsoft 365 und ist für Microsoft 365 / SharePoint Online (Cloud) ausgelegt.
Was kostet die Shareflex-Lösung für Dynamics 365?
Die Gesamtkosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: der Shareflex-Lizenz (von Portal Systems AG), den Microsoft 365- bzw. SharePoint-Lizenzen, die Sie möglicherweise bereits besitzen, Lizenz für das passende Dynamics 365 Shareflex AddOn (für Dynamics 365 Finance, Sales oder Business Central) sowie den Implementierungs- und Beratungsleistungen der Dynamity Group.
Im Vergleich zu klassischen ECM-Systemen entfallen separate Plattformlizenzen und aufwändige Individualintegrationen – das senkt die Gesamtbetriebskosten (TCO) erheblich. Da Shareflex auf Ihrer bestehenden Microsoft 365-Infrastruktur aufsetzt, amortisiert sich die Investition in der Regel deutlich schneller.
Die konkreten Lizenz- und Projektkosten hängen vom Umfang Ihrer Dynamics 365-Umgebung, der Anzahl der Nutzer und den gewünschten Workflows ab.
Kontaktieren Sie uns – wir erstellen Ihnen eine transparente, unverbindliche Kostenkalkulation für Ihr Projekt.
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