D365 SCM 10.0.49: Supplier Engagement – Lieferantenbeziehungen zentral verwalten
Mit Version 10.0.49 führt Microsoft die neue Preview-Funktion Supplier Engagement ein und erweitert Dynamics 365 Supply Chain Management um moderne Funktionen für das Lieferantenmanagement. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Lieferanten über alle Phasen der Zusammenarbeit hinweg strukturiert zu begleiten – von der ersten Registrierung über Qualifizierungs- und Freigabeprozesse bis hin zur operativen Zusammenarbeit im Tagesgeschäft.
Eine zentrale Plattform für interne Einkaufsteams und externe Lieferanten schafft die Grundlage für mehr Transparenz, konsistente Daten und effizientere Prozesse. Gleichzeitig werden Lieferanten stärker in digitale Beschaffungsabläufe eingebunden und die Zusammenarbeit über mehrere Gesellschaften hinweg vereinfacht.
Was steckt hinter Supplier Engagement?
Lieferanteninformationen und Abstimmungen sind in vielen Unternehmen auf unterschiedliche Systeme, E-Mails und manuelle Listen verteilt. Supplier Engagement schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung für interne Einkaufsteams und externe Lieferanten. Einkaufsmitarbeitende können Lieferantenbeziehungen, offene Aktivitäten, Qualifikationen, Risiken, Zertifikate und Leistungsinformationen zentral bearbeiten. Lieferanten erhalten über das Portal einen kontrollierten Zugang zu den für sie vorgesehenen Prozessen und Daten.
Die Lösung ergänzt die operativen Beschaffungsfunktionen in Dynamics 365 Supply Chain Management und Dynamics 365 Finance um Funktionen für Supplier Relationship Management. Damit wird nicht nur die Bearbeitung einzelner Bestellungen unterstützt. Auch die Entwicklung, Bewertung und laufende Betreuung von Lieferanten kann in einem durchgängigen Prozess abgebildet werden.
Systemvoraussetzungen
Um die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen zu aktivieren und nutzen zu können, sind insbesondere folgende Voraussetzungen zu berücksichtigen:
•Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 10.0.49 oder Microsoft Dynamics 365 Finance 10.0.49 (Microsoft führt Supplier Engagement für Release 10.0.49 als Preview-Funktion auf).
•Aktivierung der Funktion Supplier Engagement (Preview) in der Funktionsverwaltung.
•Installation und Einrichtung der Supplier Engagement Solution einschließlich Supplier Engagement App und Supplier Portal.
•Konfiguration der erforderlichen Sicherheitsrollen, Benutzerzugriffe und externen Portalberechtigungen.
Supplier Engagement App: zentrale Arbeitsumgebung für den Einkauf
Die Supplier Engagement App stellt internen Anwendern eine zentrale Oberfläche für das Lieferantenmanagement bereit. Einkaufsteams können Lieferanteninformationen prüfen, Onboarding- und Qualifizierungsaktivitäten begleiten, Leistungsbewertungen dokumentieren und relevante Risiken oder Zertifikate nachverfolgen. Dadurch entsteht eine einheitliche Sicht auf die Lieferantenbeziehung, auch wenn der Lieferant in mehreren Gesellschaften verwendet wird.
Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt auf Global Vendor Management. Lieferanteninformationen können gesellschaftsübergreifend verwaltet werden, während die jeweiligen geschäftlichen Beziehungen und Freigaben weiterhin kontrolliert bleiben. Dies unterstützt eine konsistentere Datenbasis und reduziert doppelte Pflege in Organisationen mit mehreren juristischen Personen.
Supplier Portal: digitale Zusammenarbeit mit Lieferanten
Das Supplier Portal stellt Lieferanten Self-Service-Funktionen für die Zusammenarbeit mit dem Einkauf zur Verfügung. Abhängig vom eingerichteten Prozess können Lieferanten ihre Unternehmens- und Kontaktdaten pflegen, erforderliche Informationen oder Zertifikate bereitstellen, Ausschreibungen bearbeiten, Bestellungen einsehen und Rechnungsprozesse unterstützen. Die jeweiligen Informationen werden kontrolliert in die angebundenen Dynamics-365-Prozesse übernommen.
Durch die direkte Zusammenarbeit im Portal werden Rückfragen, Medienbrüche und manuelle Übertragungen reduziert. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welche Informationen vom Lieferanten eingereicht, geprüft oder freigegeben wurden.
Wie App, Portal und Dynamics 365 zusammenarbeiten
Die Supplier Engagement App und das Supplier Portal bilden zwei Seiten desselben Prozesses. Lieferanten erfassen oder aktualisieren die für sie freigegebenen Informationen im Portal. Interne Mitarbeitende prüfen diese Angaben in der Supplier Engagement App, führen Qualifizierungen durch und steuern Freigaben oder Folgemaßnahmen. Die relevanten Lieferantendaten und operativen Beschaffungsprozesse sind mit Dynamics 365 Supply Chain Management beziehungsweise Dynamics 365 Finance verbunden.
Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Ablauf von der ersten Lieferantenregistrierung über Onboarding und Qualifizierung bis zur laufenden Zusammenarbeit. Die interne Kontrolle bleibt erhalten, während Lieferanten stärker in die Datenpflege und Prozessbearbeitung eingebunden werden.
Vorteile im Lieferantenmanagement
Durch die zentrale Verwaltung von Lieferanteninformationen, Qualifizierungen, Zertifikaten und Leistungskennzahlen erhalten Unternehmen eine bessere Transparenz über ihre Lieferantenbasis und können Zusammenarbeit sowie Compliance-Prozesse effizienter gestalten
•Zentrale Sicht auf Lieferantenbeziehungen und zugehörige Aktivitäten.
•Strukturierte Registrierung, Qualifizierung und Freigabe neuer Lieferanten.
•Self-Service für Stammdaten, Nachweise und ausgewählte Beschaffungsprozesse.
•Gesellschaftsübergreifend konsistentere Lieferantendaten durch Global Vendor Management.
•Bessere Nachverfolgung von Leistung, Risiken, Zertifikaten und Maßnahmen.
•Weniger manuelle Abstimmung und geringere Abhängigkeit von E-Mail und separaten Listen.
•Engere Verbindung zwischen strategischem Lieferantenmanagement und operativer Beschaffung.
Aspekte für die erfolgreiche Einführung
Da Microsoft Supplier Engagement in Version 10.0.49 aktuell als Preview-Funktion bereitstellt, empfiehlt sich zunächst eine fachliche und technische Bewertung in einer Sandbox-Umgebung. Unternehmen sollten dabei insbesondere analysieren, wie sich die neue Lösung auf bestehende Lieferantenprozesse, Onboarding-Abläufe, Genehmigungsrichtlinien sowie vorhandene Vendor-Collaboration-Szenarien auswirkt. Darüber hinaus sollte geprüft werden, welche Funktionen bereits produktiv nutzbar sind und welche Bereiche sich noch im Ausbau befinden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Rollen- und Berechtigungskonzepte für interne Anwender und externe Lieferanten, da Supplier Engagement die Zusammenarbeit zwischen beiden Gruppen deutlich stärker integriert. Ebenso empfiehlt es sich, bestehende Integrationen, Datensicherheitsanforderungen und Prozesse zur Stammdatenpflege auf ihre Kompatibilität mit der neuen Lösung zu überprüfen.
Für die ersten Praxistests bietet sich ein Pilotbetrieb mit einer ausgewählten Gruppe von Lieferanten an. Dadurch können Registrierungs-, Qualifizierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse unter realen Bedingungen validiert und mögliche organisatorische oder technische Anpassungsbedarfe frühzeitig erkannt werden. Gleichzeitig erhalten Einkaufsteams die Möglichkeit, Erfahrungen mit der neuen Arbeitsweise zu sammeln und interne Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
Da Microsoft den Funktionsumfang von Preview-Funktionen bis zur allgemeinen Verfügbarkeit kontinuierlich weiterentwickeln kann, sollten Unternehmen die aktuelle Produktdokumentation, Release Notes und Ankündigungen regelmäßig verfolgen und ihre Einführungsstrategie entsprechend anpassen.
Weiterführende Informationen
Lieferantenbeziehungen effizient und transparent steuern
Mit Supplier Engagement für Dynamics 365 Supply Chain Management digitalisieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten entlang des gesamten Lebenszyklus. Von der Registrierung und Qualifizierung über Freigabeprozesse bis hin zur operativen Zusammenarbeit schaffen Sie mehr Transparenz, konsistente Daten und effizientere Beschaffungsprozesse.