Diese erweiterte Funktionalität ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Produkte mit genehmigten Kunden zu verknüpfen – ein besonders wertvoller Ansatz in Geschäftsszenarien, in denen Waren oder Dienstleistungen regelmäßig an einen definierten Kundenkreis verkauft werden. Dabei ist es entscheidend sicherzustellen, dass ausschließlich autorisierte Kunden berechtigt sind, bestimmte Artikel zu erwerben.

Vertriebsteams arbeiten häufig mit wiederkehrenden Kunden, die aufgrund ihrer bestehenden Geschäftsbeziehungen vorab genehmigt wurden. Durch die frühzeitige Zuweisung von Produktberechtigungen wird der Verkaufsprozess effizienter gestaltet und die Lieferung der Produkte beschleunigt. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Artikel ausschließlich an berechtigte Kunden verkauft werden und ein Verkauf an nicht autorisierte Käufer verhindert wird.

Systemvoraussetzungen

Um die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen zu aktivieren und nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Einsatz von Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management in Version 10.0.44 oder höher.
• Aktivierung der Funktion Advanced quality management and Approved customer list within the Feature Management workspace.

Um wiederkehrende Verkäufe zu verwalten oder einzuschränken, welche Kunden bestimmte Produkte kaufen dürfen, verwenden Sie die Seite Genehmigte Kundenliste, um Beziehungen zwischen einzelnen Kunden oder Kundengruppen und bestimmten Artikeln oder Artikelgruppen zu definieren.

Im Rahmen dieser Einrichtung legen Benutzer den Beziehungstyp fest:

• Ein bestimmter Kunde ist zum Kauf eines bestimmten Artikels berechtigt.
• Ein bestimmter Kunde ist zum Kauf aller Artikel innerhalb einer definierten Artikelgruppe berechtigt.
• Eine Kundengruppe ist zum Kauf eines bestimmten Artikels berechtigt.
• Eine Kundengruppe ist zum Kauf aller Artikel innerhalb einer definierten Artikelgruppe berechtigt (dies wird als Gruppen-zu-Gruppen-Beziehung bezeichnet).

Zusätzlich konfigurieren Benutzer die Prüfmethode für genehmigte Kundenlisten, um festzulegen, wie das System reagiert, wenn ein Kunde versucht, einen Artikel zu kaufen, für den keine Berechtigung vorliegt.

Für jede Beziehung müssen ein gültiges Start- und Enddatum angegeben werden, um den Gültigkeitszeitraum zu steuern.

Beim Einrichten einer Kunden-Artikel-Beziehung zur Autorisierung von Produktverkäufen müssen Benutzer die ACL-Prüfmethode (Approved Customer List) sowohl auf Kunden- als auch auf Artikelebene festlegen. Diese Methode überprüft, ob ein bestimmter Kunde zum Kauf eines bestimmten Artikels berechtigt ist, und stellt sicher, dass die Autorisierung für das ausgewählte Produkt korrekt erfolgt.

Einrichtung der ACL-Prüfmethode auf Kundenebene: 

Vertrieb und Marketing> Debitoren >Alle Debitoren > FastTab “Standardwerte für Aufträge”> Feld “Approved customer list check method”

Debitorenkonten>Debitoren >Alle Debitoren > FastTab “Standardwerte für Aufträge”> Feld “Approved customer list check method

Einrichtung der ACL-Prüfmethode auf Artikelebene: 

Produktinformationsverwaltung > Produkte > Freigegebene Produkte > FastTab “Verkauf” > Feld “Approved customer list check method”

Die ACL-Prüfmethode (Approved Customer List) legt fest, wie das System reagiert, wenn ein Benutzer einen Kunden oder Artikel auswählt, der nicht in der genehmigten Kundenliste des jeweiligen Artikels enthalten ist. Darüber hinaus wird geprüft, ob das Transaktionsdatum innerhalb des gültigen Genehmigungszeitraums liegt, der für den Kunden und den Artikel definiert wurde.

Je nach Konfiguration kann die ACL-Prüfmethode entweder eine Warnmeldung ausgeben oder die Verarbeitung der Transaktion vollständig unterbinden.

Diese Prüfmethode ist für verschiedene Dokumenttypen anwendbar, darunter Verkaufsvereinbarungen, Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge.

Über die Seite Genehmigte Kundenliste können Benutzer Autorisierungseinstellungen für einzelne Kunden oder Kundengruppen in Bezug auf einen oder mehrere Artikel definieren und verwalten.

Produktinformationsverwaltung > Einstellungen > Approved customer list > Approved customer list setup

Und Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Approved customer list > Approved customer list setup

Für einen effizienten Genehmigungsprozess können Benutzer Kundengruppen und Artikelgruppen definieren – besonders hilfreich, wenn dieselben Produkte für einen bestimmten Kunden, eine Kundengruppe oder alle Kunden freigegeben sind. Wird eine genehmigte Artikelgruppe mit einer genehmigten Kundengruppe verknüpft, sind alle Kunden innerhalb dieser Gruppe automatisch berechtigt, sämtliche Artikel der zugeordneten Artikelgruppe zu erwerben.

Produktinformationsverwaltung > Einstellungen > Approved customer list > Approved item groups

Und Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Approved customer list > Approved customer groups

Innerhalb der Kundenstammdaten stehen Benutzern verschiedene Optionen zur Verfügung, um die für einen bestimmten Kunden freigegebenen Artikel einzusehen.

Die einem Kundenkonto zugeordneten genehmigten Artikel können bei Bedarf direkt im Kundenstammsatz angepasst werden.

Der Artikelstammsatz bietet mehrere Optionen zur Anzeige der Kunden, die zum Erwerb eines bestimmten Artikels autorisiert sind.

Benutzer können die Liste der zum Kauf bestimmter Artikel berechtigten Kunden direkt im Artikelstammsatz verwalten und aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Kundenfreigaben stets korrekt und mit den aktuellen Vertriebsrichtlinien abgestimmt sind.

Wenn Benutzer ein Start- und Enddatum für einen Eintrag in der genehmigten Kundenliste festlegen, erfolgt die Datumsprüfung nur, wenn die ACL-Prüfmethode auf Nur Warnung oder Nicht zulässig eingestellt ist. Bei der Einstellung Keine Prüfung findet keine Validierung statt.

Die Prüfung basiert auf dem Feld Datumstyp, das auf der Seite Vertriebs- und Marketingparameter konfiguriert wird. Dieses Feld bestimmt, welches Datum im jeweiligen Dokument – z. B. Angefordertes Versanddatum oder Angefordertes Wareneingangsdatum – mit dem Gültigkeitszeitraum des Eintrags in der genehmigten Kundenliste abgeglichen wird.

Benutzer haben die Möglichkeit, die Anzeige genehmigter Artikel in der Verkaufsauftragsmaske flexibel zu konfigurieren – beispielsweise, indem diese in der Artikelliste priorisiert oder je nach Einstellung ausgeblendet werden.

Durch die Konfiguration der Option „Genehmigte Artikel zuerst anzeigen“ wird beim Hinzufügen einer neuen Position im Verkaufsauftrag standardmäßig die Auswahl „Genehmigte Artikel“ angezeigt.

Alternativ können Benutzer über das Dropdown-Menü die Option „Alle Artikel“ auswählen, um die vollständige Artikelliste einzublenden.

Wenn die ACL-Prüfmethode „Nur Warnung“ für einen Kunden konfiguriert ist, lösen nicht genehmigte Artikel eine gelbe Warnmeldung aus, aber die Verkaufsauftragszeile wird dennoch erfolgreich gespeichert.

Ist hingegen die ACL-Prüfmethode „Nicht zulässig“ aktiviert, führt der Versuch, nicht genehmigte Artikel hinzuzufügen, zu einer roten Fehlermeldung. In diesem Fall wird die betroffene Position blockiert und kann nicht im Verkaufsauftrag gespeichert werden.