Mit Dynamics 365 Finance 10.0.48 wird im Bereich Kreditorenkonten die Funktion „Vendor ship-from address support on invoices“ eingeführt. Sie ermöglicht, auf Kreditorenrechnungen zusätzlich die Lieferantenbetriebsstätte zu dokumentieren, von der Waren oder Dienstleistungen tatsächlich bereitgestellt werden. Die Funktion Ship-from Address kann je Transaktion variieren, wird während der Rechnungsverarbeitung und Buchung verwendet und bleibt auf der gebuchten Rechnung unveränderbar gespeichert.

Worum geht es?

Ein Kreditor kann über mehrere Niederlassungen, Werke, Lager oder Distributionszentren verfügen. Die zentrale Kreditorenadresse beziehungsweise der Hauptsitz beschreibt deshalb nicht immer den Standort, der an einer konkreten Lieferung beteiligt war. Die neue Ship-from Address schließt diese Informationslücke: Sie kennzeichnet die Lieferantenbetriebsstätte, von der die Waren oder Dienstleistungen für die jeweilige Transaktion geliefert wurden.

Wichtig ist die Abgrenzung zur internen Lieferadresse des eigenen Unternehmens. Die Ship-from Address beschreibt nicht den Wareneingangsort des Kunden, sondern die Herkunft auf Lieferantenseite. Sie ist außerdem nicht zwingend identisch mit der Rechnungsadresse des Lieferanten. So kann die Rechnung durch den Hauptsitz ausgestellt werden, während die Ware aus einem anderen Werk versendet wird.

Systemvoraussetzungen 

Zur Aktivierung und erfolgreichen Verwendung der beschriebenen Funktionen sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen:

• Microsoft Dynamics 365 Finance in Version 10.0.48 oder höher (Release Version 10.0.2645).
• Aktivierung der Funktion „Vendor ship-from address support on invoices“ im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung.
• Lieferantenspezifische Konfiguration über den Parameter „Require ship from on vendor invoice“, wenn die Angabe vor der Buchung verpflichtend sein soll.
• Für die korrekte Ermittlung, Validierung und unveränderbare Speicherung obligatorischer Registrierungs-IDs auf Ebene der Lieferantenbetriebsstätte kann die Funktion zusammen mit Funktion „Establishment and Registration ID governance on invoices“ eingesetzt werden.

Konfiguration auf Kreditorenebene

Nach der Aktivierung steht im Kreditorenstamm der Parameter „Require ship from on vendor invoice“ zur Verfügung. Damit kann die Pflicht zur Angabe einer Ship-from Address selektiv je Kreditor gesteuert werden. Diese gezielte Steuerung ist relevant, weil nicht jeder Lieferant dieselben regulatorischen oder organisatorischen Anforderungen erfüllt.

Ist der Parameter für einen Kreditor aktiviert, muss auf der Kreditorenrechnung vor der Buchung eine Ship-from Address vorhanden sein. Fehlt die Adresse, verhindert das System die Buchung. Nach erfolgreicher Buchung kann die gespeicherte Ship-from Address nicht mehr geändert werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Lieferantenbetriebsstätte zum Buchungszeitpunkt für die Transaktion angegeben war.

Navigation: Kreditorenkonten > Kreditoren > Alle Kreditoren

Wie Bestellung, Rechnung und Ship-from Address zusammenarbeiten

Der Prozess beginnt im bestellbezogenen Szenario mit der Einkaufsbestellung. Dort kann der für die Lieferung relevante Lieferantenstandort im Dokumentkontext berücksichtigt werden. 

Bei einer Rechnung auf Basis einer Einkaufsbestellung kann die Ship-from Address aus der Bestellung beziehungsweise einem anderen verfügbaren Dokumentkontext vorgeschlagen werden. Während der Rechnungsverarbeitung kann die für die Transaktion relevante Lieferantenbetriebsstätte damit bereits vorbelegt sein. 

Vor der Buchung einer Kreditorenrechnung validiert Dynamics 365 Finance die hinterlegte Ship-from Address. Ist für den betreffenden Kreditor der Parameter „Require ship from on vendor invoice“ aktiviert, muss vor der Buchung eine gültige Ship-from Address angegeben werden. Fehlt diese Information, wird die Buchung der Rechnung verhindert. 

Nach erfolgreicher Buchung wird die Ship-from Address unveränderbar auf der gebuchten Kreditorenrechnung gespeichert. Dadurch bleibt dauerhaft nachvollziehbar, von welcher Lieferantenbetriebsstätte die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden. 

Die Funktion unterstützt eine verbesserte Auditierbarkeit, regulatorische Compliance sowie die korrekte Zuordnung und Speicherung betriebsstättenspezifischer Registrierungsdaten in Verbindung mit der Funktion „Establishment and registration ID governance on invoices“.


Weiterführende Informationen:

Microsoft Learn
Microsoft Learn

Sie planen die Einführung oder Optimierung von Dynamics 365 Finance?

Unsere Experten begleiten Sie von der Analyse über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb und helfen Ihnen dabei, neue Microsoft-Funktionen effizient in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren.

Entdecken Sie unsere Dynamics 365 Finance Lösungen: Microsoft Dynamics 365 Finance

Kontaktieren Sie die Dynamity Group für eine individuelle Beratung.

Jetzt Beratung anfragen