Die Erwartungen an moderne ERP‑Systeme steigen stetig: Fachbereiche benötigen schnellen und transparenten Zugriff auf Informationen, die IT verlangt kontrollierbare und wartbare Lösungen ohne Sonderentwicklungen, und das Management erwartet fundiertere Entscheidungsgrundlagen. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter dem Druck, ihre Geschäftsprozesse effizienter, transparenter und reaktionsschneller zu gestalten. 
 

Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (D365 FO) begegnet diesen Anforderungen mit dem gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz – insbesondere durch KI‑gestützte Prompts, die Geschäftsprozesse direkt in natürlicher Sprache steuerbar und auswertbar machen. 

Anwender formulieren ihre Anfragen in natürlicher Sprache – etwa „Zeige mir alle offenen Aufträge“ oder „Wo gibt es Verzögerungen im Order‑to‑Cash‑Prozess?“ – und erhalten sofort geschäftsrelevante Ergebnisse. Das verändert die Art, wie Fachbereiche und IT zusammenarbeiten: KI‑gestützte End‑to‑End‑Prompts machen Geschäftsprozesse transparenter, beschleunigen Analysen und ermöglichen gezielte Optimierungen entlang der gesamten Wertschöpfung. Fachbereiche arbeiten schneller und fundierter, während IT‑Standards, Sicherheit und Governance vollständig gewahrt bleiben. Unternehmen profitieren von höherer Effizienz, weniger manuellen Aufwänden und besseren, datenbasierten Entscheidungen direkt im D365‑FO‑System.

Ein Prompt ist eine Texteingabe in natürlicher Sprache, die direkt im D365-FO-System verarbeitet wird. Die Künstliche Intelligenz versteht den fachlichen Kontext einer Anfrage, analysiert die relevanten Daten und liefert gezielte Antworten, Handlungsempfehlungen sowie strukturierte Auswertungen. Im Unterschied zu klassischen Berichten oder Dashboards arbeitet die KI kontextbezogen: Sie erkennt Zusammenhänge zwischen Daten, bewertet deren Bedeutung und priorisiert Ergebnisse nach Relevanz.
 

Der entscheidende Vorteil gegenüber klassischen Abfragen liegt in der geschäftlichen Interpretation. Fragt ein Anwender beispielsweise nach „kritischen Rechnungen“, berücksichtigt die KI nicht nur Fälligkeiten, sondern auch Zahlungshistorie, Bonität und vertragliche Vereinbarungen. So entsteht keine reine Datenliste, sondern eine fundierte, entscheidungsrelevante Einschätzung. 

Typische Prompt-Beispiele:

• „Zeige mir alle offenen Aufträge.“
• „Welche Rechnungen sind aktuell kritisch und warum?“
• „Bereite den Monatsabschluss vor.“
• „Wo gibt es Verzögerungen im Order‑to‑Cash‑Prozess?“

Der größte Mehrwert von KI‑Prompts zeigt sich bei komplexen Geschäftsabläufen. Über End‑to‑End‑Prompts lassen sich vollständige Workflows anstoßen, begleiten und auswerten – etwa vom Auftragseingang über Lieferung und Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung. Auch Stammdaten wie Kreditoren, Debitoren oder Artikel können auf diese Weise erstellt und validiert werden.
 

Fachanwender steuern komplette Prozesse per Texteingabe, überwachen den aktuellen Status und erkennen Abweichungen, ohne zwischen verschiedenen Modulen oder Masken wechseln zu müssen. Die Künstliche Intelligenz analysiert dabei die relevanten Daten, erkennt Zusammenhänge, liefert konkrete Handlungsvorschläge und weist gezielt auf fehlende Informationen oder Unstimmigkeiten hin. 
 

Konkret unterstützt die KI dabei folgende End-to-End-Szenarien:

• Erstellung und Validierung von Stammdaten (Kreditoren, Debitoren, Artikel) mit automatischer Pflichtfeldprüfung
• Begleitung des kompletten Purchase-to-Pay-Prozesses – von der Bestellanforderung bis zur Zahlung
• Steuerung des Order-to-Cash-Prozesses – vom Auftragseingang über die Lieferung bis zur Rechnungsstellung
• Überwachung und Analyse laufender Prozesse mit automatischer Erkennung von Abweichungen und Engpässen

Für die IT ist entscheidend: keinen Kontrollverlust, sondern eine sichere und kontrollierbare Erweiterung der bestehenden Systemlandschaft. Die KI arbeitet vollständig innerhalb der definierten Rollen‑ und Berechtigungskonzepte von Dynamics 365, sodass Anwender ausschließlich auf die Daten und Prozesse zugreifen können, die ihrer Rolle entsprechen. Es entstehen weder Schatten‑IT noch zusätzlicher Entwicklungs‑ oder Customizing‑Aufwand.
 

Standardisierte End‑to‑End‑Prozesse werden nicht ersetzt, sondern intelligenter genutzt. Die bestehende Architektur bleibt stabil, wartbar und skalierbar, während die KI den fachlichen Kontext versteht und konkrete, im Tagesgeschäft verwertbare Ergebnisse liefert. 

Für die Nutzung der KI‑gestützten End‑to‑End‑Prozesse sind folgende Voraussetzungen relevant:

• Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (Version ab 10.0.47),
• Aktivierte Microsoft KI‑Funktionen (z. B. Copilot‑/KI‑Services),
• Passende Benutzerrollen und Berechtigungen,
• Standardisierte und saubere Geschäftsprozesse in D365 FO.

Wichtig: Für End User sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Adoption erfolgt über natürliche Sprache – ohne Schulungsaufwand für technische Tools.

Welchen Unterschied KI-Prompts konkret in der Praxis machen, zeigen wir in zwei vertiefenden Beiträgen: für Dynamics 365 Finance – mit Fokus auf Monatsabschluss, Forderungsmanagement und Plan-Ist-Analysen – und für Dynamics 365 Supply Chain Management – mit Fokus auf Lieferkettensteuerung, Verzögerungserkennung und End-to-End-Prozesse.

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